Kostenlose Werkzeuge, bewusst langweilig, in zwei Jahren von der nächsten Person bedienbar.
Ein eingetragener Verein — rund 40 aktive Ehrenamtliche, eine Teilzeitkoordinatorin, finanziert aus kleinen Förderungen, Mitgliedsbeiträgen und Spenden. Niemand dort hat ein Technologiebudget, und die Koordinatorin macht die Arbeit von drei Personen auf 20 Wochenstunden. Dieses Mandat war teilweise unbezahlt, und ich würde es wieder tun.
Der akute Bruch sind Förderanträge. Jeder Fördergeber will dieselben Informationen in anderer Struktur — Organisationsbeschreibung, Projektplan, Budget, Wirkungsnachweis, bisherige Förderung — und jeder Antrag kostet zwei volle Tage, die aus der eigentlichen Arbeit kommen, um die es dem Verein geht. Dahinter: Dienstplanung über 40 Ehrenamtliche, Mitgliederverwaltung, Spenderdank und der Jahresbericht.
- Den wiederverwendbaren Kern pflegen: Auftrag, Geschichte, Struktur, Personal, Finanzen, Projekte, Wirkungszahlen
- Diesen Kern in die geforderte Struktur und Zeichenbegrenzung jedes Fördergebers bringen
- Fristen, Berichtspflichten und Ergebnisse über alle Anträge verfolgen
- Dienstplan: Verfügbarkeiten, Schichten, Erinnerungen, Lücken
- Mitgliedschaft: Eintritte, Beiträge, Austritte, Beitragseinzug
- Spenderdank und Spendenquittungen
- Aktivitätsdaten laufend erfassen, damit Wirkungsberichte keine Archäologie sind
- Wofür die Organisation da ist
- Welchen Fördergeber man anspricht und was man ihm verspricht
- Jede Aussage über Wirkung
- Die Beziehungen zu den Ehrenamtlichen
- Das Kerndokument
- Jede wiederverwendbare Tatsache über die Organisation, einmal geschrieben, aktuell gehalten, mit Quelle für jede Zahl. Das Wertvollste, was gebaut wurde — und im Kern eine gut geordnete Textdatei.
- Der Antragsformer
- Die Fragen und Zeichenbegrenzungen eines Fördergebers rein, ein aus dem Kern gebauter Entwurf raus. Aus zwei Tagen werden etwa drei Stunden, und jede Aussage lässt sich auf den Kern zurückführen, sodass unter Fristdruck nichts erfunden wird — und genau dann erfinden Organisationen Dinge.
- Der Pflichtenkalender
- Antragsfristen, Berichtsfristen und was wem versprochen wurde. Versäumte Berichte sind der Weg, auf dem kleine Organisationen still ihre Fördergeber verlieren.
- Der Dienstplan
- Verfügbarkeiten rein, Schichten raus, Erinnerungen verschickt, Lücken früh sichtbar. Das war der größte wöchentliche Zeitfresser der Koordinatorin und ist reine Terminplanung.
- Das Aktivitätsprotokoll
- Dreißig Sekunden nach jedem Termin: was passiert ist, wie viele Menschen, was auffiel. Ein Jahr später schreibt sich der Wirkungsbericht aus echten Aufzeichnungen statt aus einer panischen Rekonstruktion im Januar.
Keine Wirkungsaussage wird erzeugt, und keine Kommunikation an Fördergeber geht automatisch raus.
Jede Zahl in einem Förderantrag stammt aus dem Aktivitätsprotokoll oder der Buchhaltung. Trägt das Protokoll sie nicht, sagt der Antrag das. Wirkung gegenüber einem Fördergeber zu übertreiben ist Betrug, es passiert versehentlich unter Fristdruck, und ein flüssiges Schreibwerkzeug macht es leichter, es versehentlich zu tun — also ist der Antragsformer gebaut, um sich zu weigern. Fehlt der Beleg, schreibt er „das messen wir noch nicht“ und überlässt es einem Menschen.
Über Betreute wird nichts geschrieben. Wo die Organisation mit schutzbedürftigen Menschen arbeitet, gelangen überhaupt keine personenbezogenen Daten in ein externes Werkzeug. Nur aggregierte Zahlen. Und alles muss auf kostenlosen oder fast kostenlosen Werkzeugen laufen und in zwei Jahren von der nächsten Person bedienbar sein — alles, was ein Abo oder eine Fachkraft braucht, wird aufgegeben.
Stunden pro Förderantrag. Eingereichte Anträge pro Jahr — die sich etwa verdoppelten, und das ist der gesamte wirtschaftliche Sinn. Eingehaltene Berichtsfristen. Koordinationsstunden für Verwaltung gegenüber der eigentlichen Arbeit. Ob das Aktivitätsprotokoll nach sechs Monaten noch geführt wird.
Wenn eine Organisation eine Website, ein CRM und eine Spendenplattform will. Das ist ein anderes Projekt mit laufenden Kosten, die sie nicht tragen kann, und es wird binnen eines Jahres aufgegeben. Eine gut gepflegte Tabelle und ein dokumentierter Prozess überleben die meisten Systeme, die für solche Organisationen gebaut werden.
Dreißig Sekunden nach jedem Termin. Nichts, was finanziell wiederkehrt.
Ein Förderantrag hat zwei volle Tage gekostet, und diese Tage kamen aus der Arbeit, für die es den Verein überhaupt gibt. Alles Wiederverwendbare über uns liegt jetzt an einer Stelle und wird in die Struktur gebracht, die ein Fördergeber verlangt — das dauert etwa drei Stunden. Wir haben die Zahl der eingereichten Anträge verdoppelt, und das ist der gesamte wirtschaftliche Sinn. Er hat es so gebaut, dass der Antrag schreibt, dass wir es nicht messen, wenn der Beleg nicht im Aktivitätsprotokoll steht — statt mich um Mitternacht vor einer Frist eine Zahl improvisieren zu lassen.
Erzählen Sie mir, wie Ihre Woche aussieht.
Ich sage Ihnen ehrlich, welche Teile Sie abgeben können — und welche nicht.