Was sich bewegt und was nicht.
Was das System übernimmt
- Die wiederverwendbaren Fakten aktuell halten: Auftrag, Geschichte, Struktur, Personal, Finanzen, Projekte, Wirkungszahlen
- Diese Fakten in die geforderte Struktur und Zeichenbegrenzung jedes Fördergebers bringen
- Jede Frist, Berichtspflicht und jedes Ergebnis über alle Anträge halten, die der Verein je gestellt hat
- Vierzig Ehrenamtliche abgedeckt halten, ohne dass eine Person den ganzen Dienstplan im Kopf trägt
- Die Mitgliederseite am Leben halten: Eintritte, Beiträge, Austritte, Beitragseinzug, und die Spender, denen nie gedankt wurde
- Aktivitätsdaten laufend erfassen, damit der Wirkungsbericht keine Archäologie wird
Was bei Ihnen bleibt
- Wofür der Verein da ist
- Welchen Fördergeber Sie ansprechen und was Sie ihm versprechen
- Jede Aussage über Wirkung
- Ihre Beziehungen zu den Ehrenamtlichen
Was wir bauen
Das Kerndokument
Jede wiederverwendbare Tatsache über den Verein, einmal geschrieben, aktuell gehalten, mit Quelle für jede Zahl. Das Wertvollste, was wir gebaut haben — und im Kern eine gut geordnete Textdatei.
Der Antragsentwurf
Sie geben die Fragen und Zeichenbegrenzungen eines Fördergebers ein. Heraus kommt ein Entwurf, der aus dem Kerndokument gebaut ist. Aus zwei Tagen werden etwa drei Stunden, und jede Aussage lässt sich auf das Kerndokument zurückführen. So wird unter Fristdruck nichts erfunden — und genau dann erfinden Organisationen Dinge.
Der Fristenkalender
Antragsfristen, Berichtsfristen und was wem versprochen wurde. Versäumte Berichte sind der Weg, auf dem kleine Vereine ihre Fördergeber still verlieren.
Der Dienstplan
Verfügbarkeiten rein, Schichten raus, Lücken früh genug sichtbar, um etwas dagegen zu tun. Es war der größte wöchentliche Zeitfresser der Koordinatorin — und vor allem lag er vollständig in ihrem Kopf, was ein echtes Risiko ist in einem Verein, in dem die bezahlte Stelle alle paar Jahre wechselt.
Das Aktivitätsprotokoll
Dreißig Sekunden nach jedem Termin: Was ist passiert, wie viele Menschen, was fiel auf. Ein Jahr später entsteht der Wirkungsbericht aus echten Aufzeichnungen statt aus einer panischen Rekonstruktion im Januar.
Wo es aufhört
Keine Wirkungsaussage wird erzeugt, und keine Nachricht an Fördergeber geht automatisch raus.
Mehr lesen
Jede Zahl in einem Förderantrag stammt aus dem Aktivitätsprotokoll oder der Buchhaltung. Gibt das Protokoll sie nicht her, sagt der Antrag das. Wirkung gegenüber einem Fördergeber zu übertreiben ist Betrug. Es passiert versehentlich unter Fristdruck, und ein flüssig schreibendes Werkzeug macht diesen Fehler leichter — deshalb ist der Antragsentwurf so gebaut, dass er sich weigert. Fehlt der Beleg, schreibt er „Das messen wir noch nicht“ und überlässt die Stelle einem Menschen.
Über Betreute wird nichts geschrieben. Wo der Verein mit schutzbedürftigen Menschen arbeitet, gelangen überhaupt keine personenbezogenen Daten in ein externes Werkzeug. Nur zusammengefasste Zahlen. Und alles muss auf kostenlosen oder fast kostenlosen Werkzeugen laufen und in zwei Jahren von der nächsten Person bedienbar sein — alles, was ein Abo oder eine Fachkraft braucht, wird aufgegeben.
Woran Sie den Erfolg sehen
Stunden pro Förderantrag. Eingereichte Anträge pro Jahr — die sich etwa verdoppelt haben, und das ist der gesamte wirtschaftliche Sinn. Eingehaltene Berichtsfristen. Stunden der Koordinatorin für Verwaltung gegenüber der eigentlichen Arbeit. Ob das Aktivitätsprotokoll nach sechs Monaten noch geführt wird.
Was es von Ihnen verlangt und wann wir Nein sagen.
Was es von Ihnen verlangt
Dreißig Sekunden nach jedem Termin für das Aktivitätsprotokoll. Das Kerndokument aktuell halten, wenn sich etwas ändert. Nichts, was jeden Monat Geld kostet.
Wann wir Nein sagen
Wenn ein Verein eine Website, ein CRM und eine Spendenplattform will. Das ist ein anderes Projekt mit laufenden Kosten, die er nicht tragen kann, und es wird binnen eines Jahres aufgegeben. Eine gut gepflegte Tabelle und ein dokumentierter Ablauf überleben die meisten Systeme, die für solche Organisationen gebaut werden.
Was Kunden sagen
Ein Förderantrag hat zwei volle Tage gekostet, und diese Tage kamen aus der Arbeit, für die es den Verein überhaupt gibt. Alles Wiederverwendbare über uns liegt jetzt an einer Stelle und wird in die Struktur gebracht, die ein Fördergeber verlangt — das dauert etwa drei Stunden. Wir haben die Zahl der eingereichten Anträge verdoppelt, und das ist der gesamte wirtschaftliche Sinn. Er hat es so gebaut, dass der Antrag schreibt, dass wir es nicht messen, wenn der Beleg nicht im Aktivitätsprotokoll steht — statt mich um Mitternacht vor einer Frist eine Zahl improvisieren zu lassen.
Erzählen Sie uns, womit Sie es zu tun haben.
Dreißig Minuten, kostenlos, ohne Vorbereitung. Wir sagen Ihnen ehrlich, wo KI für Sie etwas verändern könnte und wo nicht.